De par la loi, outre la déclaration relative aux cotisations sociales et d'assurance maladie que l'employeur doit remettre mensuellement, en date du 15 de chaque mois, l'employeur est tenu de fournir à la CAN une déclaration automatisée une fois par trimestre comportant les données personnelles des travailleurs appartenant aux catégories ci-dessous:
- Retraités en retraite anticipée
- Etudiants en formation professionnelle
- Employés en congé non-payé
- Professeurs / artistes déclarés comme travailleurs salariés selon l'ordre de classification de l'assuré
Pour lesquels l'employeur a déclaré et payé des cotisations d'assurance pour le dernier trimestre de l'année précédente.
Date de dépôt des déclarations trimestrielles
La déclaration pour janvier-mars doit être soumise d'ici au 15 avril.
La déclaration pour avril-juin doit être soumise d'ici au15 juillet.
La déclaration pour juillet-septembre doit être soumise d'ici au 15 octobre.
La déclaration pour octobre-décembre doit être soumise d'ici au 15 janvier.
Méthodes de déclarations trimestrielles
- Compléter un formulaire en ligne (formulaire électronique) sur le site internet de paiements
Il n'est pas nécessaire de s'inscrire à l'avance afin de soumettre une déclaration par le site internet de paiements.
Sur le site internet de paiements, vous devez sélectionner dans le menu principal "compléter un formulaire en ligne", vous devez ensuite choisir l'une des options offertes en fonction de la déclaration soumise:
- Déclaration comprenant des données de salaire des professeurs, guides artistes.
- Déclaration relative aux retraités en retraite anticipée, employés en formation ou réinsertion professionnelle, employés en congé non-payé.
Afin de vérifier la déclaration, vous devez saisir le code (numéro d'identification) inscrit sur le livret de paiement qui vous a été envoyé.
Chaque formulaire peut contenir une liste allant jusqu'à 20 personnes. Pour des personnes supplémentaires, vous devez créer un nouveau formulaire.
- Transmission du dossier par le biais du système de connections d'entreprise
Un pré-enregistrement est nécessaire afin d'accéder au système.
Vous pouvez obtenir des explications au sujet de la procédure d'enregistrement au site sur le site internet des connections d'entreprise – en cliquant sur "enregistrement au système".
En outre, vous pouvez recevoir un fichier formaté pour les employés suivants:
Retraités en retraite anticipée, étudiants en formation professionnelle, les employés en congé non-payé, professeurs, artistes.
- Transmission du fichier par le système de "Représentation des Clients"
Un représentant connecté au système de "Représentation des Clients" de la CAN peut transférer un fichier par le site internet de la "Représentation des Clients".