De par la loi, outre la déclaration relative aux cotisations sociales et d'assurance maladie que l'employeur doit remettre mensuellement, en date du 15 de chaque mois, l'employeur est tenu de fournir à l'Assurance Nationale une déclaration trimestrielle automatisée uniquement comportant les données personnelles des étudiants en formation professionnelle pour lesquels l'employeur a déclaré et payé des cotisations d'assurance au cours du dernier trimestre.
Date de dépôt des déclarations trimestrielles
- La déclaration pour janvier-mars doit être soumise d'ici au 15 avril.
- La déclaration pour avril-juin doit être soumise d'ici au15 juillet.
- La déclaration pour juillet-septembre doit être soumise d'ici au 15 octobre.
- La déclaration pour octobre-décembre doit être soumise d'ici au 15 janvier.
Méthodes de déclarations trimestrielles
Compléter un formulaire en ligne (formulaire électronique) sur le site internet de paiements
Il n'est pas nécessaire de s'inscrire à l'avance afin de soumettre une déclaration par le site de paiement.
Sur le site internet de paiements, vous devez sélectionner l'une des options offertes en fonction de la déclaration soumise:
Afin de vérifier la déclaration, vous devez saisir le code (numéro d'identification) inscrit sur le livret de paiement qui vous a été envoyé.
Chaque formulaire peut contenir une liste allant jusqu'à 20 personnes. Pour des personnes supplémentaires, vous devez créer un nouveau formulaire.
Transmission du dossier par le biais du système de connections d'entreprise
Un pré-enregistrement est nécessaire afin d'accéder au système.
Vous pouvez obtenir des explications au sujet de la procédure d'enregistrement au site sur le site internet des connections d'entreprise – en cliquant sur "enregistrement au système".
En outre, vous pouvez recevoir un fichier formaté pour les employés suivants:
Retraités en retraite anticipée, étudiants en formation professionnelle, employés en congé non-payé, professeurs, artistes.
Transmission du fichier par le système de "Représentation des Clients"
Un représentant connecté au système de "Représentation des Clients" de l'Assurance Nationale peut transférer un fichier par le site internet de la "Représentation des Clients".